Алгоритм розгляду заяв до Етичної комісії УСТА

 I. Звернення заявника

Офіційні письмові заяви подаються голові Етичної комісії УСТА у закритому конверті, з надписом« Голові Етичної комісії УСТА Конфіденційно» за юридичною адресою.

Заява, також може бути вислана в тілі листа електронною поштою голові Етичної комісії, з приміткою «конфіденційно» на адресу ethical-commission@usta.org.ua

Також, протягом 5 робочих днів у відповідь на лист-звернення надається посилання на google-форму для прояснення запиту.

II. Опрацювання запиту

Впродовж 10 робочих днів після отримання заяви та заповненої гугл-форми  Етична комісія має сповістити у письмовій формі особу чи установу, що подала заяву, чи буде Етична комісія розглядати дане питання із зазначенням причини у випадку відмови.

Алгоритм розгляду справи:

1. Засідання ЕК для опрацювання запиту;
2. Надсилання письмових та усних запитів для уточнення фактів, не порушуючи конфіденційності (за потреби);
3. Сповіщення зацікавлених сторін про наявність заяви. Впродовж 15 робочих днів після отримання заповненої гугл-форми;
4. Письмове запрошення зацікавлених сторін на засідання комісії для прояснення ситуації.

Присутність за таким запрошенням є обов’язковою для сторін.

III. Визначення процедури вирішення заяви

Розгляд питання Етичною комісією має тривати не більше 30 робочих днів від моменту сповіщення всіх сторін процесу, за виключенням особливих обставин. У такому випадку Етична комісія має письмово сповістити про їх наявність всі зацікавлені сторони та подовжити термін розгляду на необхідний строк. Члени комісії мають сприяти швидкому та повному розгляду питань. Якщо більшість членів комісії знаходяться у відпустці, то розгляд питання відкладається до моменту їх виходу з відпустки.

1. Визначення засобів для розв’язання етичного питання.
2. Пропозиція визначених засобів розв’язання етичного питання заявнику.
3. Робота по заявці з використанням визначених та погоджених з учасниками процесу засобів розв’язання етичного питання.
4. За необхідності залучення експертів для розв’язання етичного питання з зобов’язанням зберігати конфіденційність.

IV. Остаточне рішення ЕК по запиту

Після розгляду питання на засіданні Етичної комісії формулюється письмовий висновок, який підписується більшістю членів Етичної комісії. Висновок має містити інформацію стосовно сутності питання, зіставлення з етичними нормами та принципами з посиланням на конкретні документи, оцінку наслідків для кожної зі сторін, пропозиції комісії щодо вирішення та застосування можливих санкцій.

Висновок надається у письмовому вигляді або надсилається електронною поштою всім зацікавленим сторонам, які засвідчують його отримання та згоду з ним. Висновок Етичної комісії УСТА є рекомендаційним для керівництва УСТА й сторін конфлікту. У випадку, коли у висновку рекомендуються певні санкції, то висновок доводиться до відома Правління УСТА або Загальних зборів зі збереженням конфіденційності (якщо не буде інших письмових домовленостей) другої сторони, якої санкції не стосуються. У висновку в такому випадку зазначається, які етичні норми та правила були порушені з посиланням на конкретні документи, та пропозиції щодо застосування конкретних санкцій.